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Teil 9: Lieber finden als suchenProzessorientiertes DokumentenmanagementUrsprünglich veröffentlicht von Harald Brenner und Dominik Oberdorfer, Benseler Oberflächentechnik GmbH |
„Mitarbeiter der Produktion von 5 kg Arbeitsanweisungen erschlagen! “ – dieser Scherz bei Pottbäcker entlarvt die Schwächen vieler Dokumentationssysteme. Oft fehlen wichtige Dokumente an den Arbeitsplätzen. Daher war der Aufbau einer webbasierten Dokumentation ein dringendes Bedürfnis des Qualitätsmanagements und der Mitarbeiter.
Undurchsichtige Dokumentenablage
Bei Pottbäcker lagen qualitätsrelevante Informationen verstreut über verschiedene Abteilungen. Mitarbeiter hatten im Laufe der Jahre individuelle Ablagesysteme entwickelt. Dies führte zu Problemen, etwa wenn Versandmitarbeiter kundenspezifische Verpackungsvorschriften suchten. Fanden sie diese nicht, verpackten sie „nach Standard“. Dies führte zu falsch verpackter Ware und Reklamationen. Die Flut an Arbeits- und Prüfanweisungen war nicht mehr zu bewältigen. Veraltete Anweisungen und unzureichende Schulungen verschärften die Situation.
Ein Drittel der Unterlagen war nicht im Netzwerk, sondern in verschiedenen Ablagen vor Ort gespeichert. Mitarbeiter fragten sich oft: „Was gilt überhaupt? Und ist das aktuell? “
Grenzüberschreitende Harmonisierung
Nach dem Zukauf eines Werks in England lagen alle Informationen doppelt vor. Die Mitarbeiter fragten sich: „Wer soll das pflegen? “ Die Dokumente sollten zusammengeführt werden. Bei Audits stellte sich die Frage: „Wie finde ich schnell, was den Auditor interessiert? “ Die Pottbäcker-Führung musste wenig Überzeugungsarbeit leisten, um für ein zentrales Dokumentenmanagement zu werben.
Die Mitarbeiter sehnten sich nach klarer Strukturierung, Reduzierung überflüssiger Dokumente und besserer Verfügbarkeit qualitätsrelevanter Informationen.
Finden ohne zu Suchen
Man schritt zur Tat. Eine Großinventur sichtete alle Unterlagen in den Abteilungen. Nützliche Dokumente wurden in der Datenbank abgelegt und an die entsprechenden Prozesse angebunden. Der Rest wurde entsorgt. Nach diesen Aufräumarbeiten und der Einrichtung des Dokumentenmanagementsystems sieht die Pottbäcker-Welt heute anders aus. Mitarbeiter finden Informationen nun gebündelt an einem Ort, in einer zentralen Datenbank.
Sie können nach ihrer bevorzugten Methode suchen: über Prozessansichten, Flowcharts, Dokumentenlisten oder Freitextsuche. Jeder kann Favoriten setzen und wird automatisch über Änderungen informiert. Das System zeigt auf Knopfdruck alle relevanten Prozesse und Dokumente an.
Key User und Anwender schulen
Qualitätsleiterin Macchiato bestätigte, dass das Versprechen des Softwareanbieters „Finden ohne zu Suchen“ zutrifft. Sie arbeitete jedoch täglich mit dem System. Um die Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen, führte Frau Macchiato Schulungen in allen Bereichen durch. Nach einer Einarbeitungszeit kamen die meisten klar und viele waren begeistert. Herr Schmidt, Bereichsleiter Personal, schätzte den guten Überblick über die Abläufe. Er konnte diese nun optimieren und das System zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter nutzen.
Frau Vendita aus dem Verkauf setzte sich ein individuelles Profil, um direkt auf „ihre“ Prozesse und Dokumente zuzugreifen. Mitarbeiter in der Produktion, die bisher kaum mit dem PC gearbeitet hatten, mussten erst Schwellenängste abbauen. Für sie wurden Favoriten so angelegt, dass sie sich auf die entsprechenden Anlagen oder Maschinen bezogen.
Weniger ist mehr
Die Schulungen verfehlten ihre Wirkung nicht. Frau Macchiato erhielt von allen Seiten Bestätigung, dass endlich alle notwendigen Informationen aktuell verfügbar und leicht auffindbar sind. Die Schulungen brachten aber auch gravierende Probleme ans Licht. Herr Dreher fasste es so zusammen: „Das ist ja toll, was Ihr da alles im System habt, und dass Ihr mir das alles zeigt. Aber warum habt Ihr uns nicht schon früher gesagt, was wir alles berücksichtigen müssen? Und wie sollen wir das überhaupt alles einhalten? Vor lauter Lesen und Schulen kommen wir nicht mehr zum Arbeiten. Brauchen wir das alles wirklich? “
Die große Zahl an Arbeitsanweisungen, Formularen und Vorgaben pro Arbeitsplatz verunsicherte viele. „Zu viele Arbeitsanweisungen sind so viel wert wie keine,“ bemerkte Herr Dreher lakonisch. Das neue Ziel war damit gesetzt: „Wir wollen die mitgeltenden Dokumente um etwa ein Drittel reduzieren“, gab Frau Macchiato bekannt. Sie unterstrich das Ziel mit den Worten des Schriftstellers Antoine de Saint Exupéry: „Perfektion ist nicht dann erreicht, wenn man nichts mehr hinzufügen, sondern wenn man nichts mehr weglassen kann“.