Teil 5: Kein Prozess ohne Dokumentation

Die Einführung der neuen Prozesslandschaft und der darin enthaltenen Abläufe wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen. Einige Anwender äußerten jedoch Bedenken über die umständliche Zugänglichkeit von prozessbegleitenden Dokumenten. Diese waren entweder schwer zu finden oder es bestand Unsicherheit darüber, ob die aktuelle Version vorlag. Diese scheinbare Formalität stellt ein ernsthaftes Problem dar: Sie führt zu zusätzlichem Aufwand für den Einzelnen und verschwendet Ressourcen des Unternehmens.

Zusätzlich gibt es eine emotionale Komponente. Die Verteilung von Dokumenten in verschiedenen Bereichen und möglicherweise redundante Ablagen verärgern die Anwender und tragen nicht zur Akzeptanz des Systems bei. Wenn zudem Fehler in den Abläufen auftreten, ist es an der Zeit, sich mit diesem Thema zu befassen.

Der Wunsch nach einem System, das alle geltenden Regelungen wie Ablaufbeschreibungen, Vorlagen und Checklisten in der aktuellen Version zentral und prozessbegleitend verwaltet, war auch bei Pottbäcker & Partner vorhanden.

Sammeln, ausmisten, aktualisieren

Frau Macchiato, die Qualitätsmanagement-Beauftragte bei Pottbäcker, erkannte schnell, dass die gewählte Managementsystem-Software auch diese Anforderung erfüllen konnte. Zuvor mussten jedoch einige grundlegende Fragen geklärt werden:

• Welche Arten von Dokumenten existieren bereits und welche sollen im System abgebildet werden?
• Gibt es eine Hierarchie der Dokumente?
• Gibt es Dokumente, die für mehrere Standorte gelten?
• Sollen bestehende Ablaufbeschreibungen in Prozessdarstellungen umgewandelt und aufgelöst werden, oder sollen sie als separate Dokumente eine weitere Detailebene darstellen?

Es war offensichtlich, dass Frau Macchiato diese Fragen nicht alleine beantworten konnte. Dennoch entschied sie sich für einen einfachen und pragmatischen Ansatz: Dokumente sammeln, überprüfen und bewerten.
Die Fachbereiche erhielten Listen ihrer Prozesse und wurden beauftragt, die zugehörigen Dokumente zu identifizieren. Gleichzeitig sollten sie den Inhalt und die Gültigkeit der Dokumente überprüfen. Es fiel auf, dass eine große Anzahl von Dokumenten bisher in verschiedenen Schubladen oder Systemordnern lag und nun gebündelt für das Unternehmen zur Verfügung gestellt werden konnten.

Diese Sammel- und Bereinigungsaktion führte zu einer umfassenden Aktualisierung der gültigen Dokumente. Die Anzahl der Dokumente wurde deutlich reduziert, während die Qualität jedes einzelnen Dokuments hinsichtlich seiner Aussagekraft stieg. Bei Rückfragen der verschiedenen Fachbereiche und Entscheidungen über die Verwendbarkeit von Dokumenten unterstützte Frau Macchiato ihre Kollegen.

Soviel wie nötig, so wenig wie möglich

Eine wichtige Erkenntnis war, dass mit nur wenigen Arten von Dokumenten alle Anforderungen an eine vollständige Dokumentation erfüllt werden konnten. Diese Typen wurden gemäß der bei Pottbäcker & Partner üblichen Hierarchie strukturiert:

• Richtlinien,
• Unternehmensanweisungen,
• Ablaufbeschreibungen,
• Vorlagen und Checklisten,
• Informationen.

Gemeinsam mit den Fachbereichen entschied sich Frau Macchiato zunächst dafür, die bereits vorhandenen detaillierten Abläufe als separate Dokumente im Prozess zur Verfügung zu stellen und sie bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt in Prozessdarstellungen umzuwandeln. Die gruppenweit gültigen Dokumente wurden entsprechend gekennzeichnet und als Vorgabe für andere Standorte im System hinterlegt.

Durch einen durchdachten Lenkungsworkflow der Software wurden Standardanforderungen an die Dokumentenlenkung erfüllt. Für jedes Dokument wurden ein Bearbeiter, ein Prüfer und ein Freigabender benannt und in der Software registriert. Zusätzlich führte Frau Macchiato einen jährlichen Review der Dokumente ein, um sicherzustellen, dass die Dokumente stets aktuell sind.

Weniger suchen, mehr finden

Um die Dokumente künftig leichter auffindbar zu machen, wurden sie mit aussagekräftigen Titeln, passenden Schlagworten und kurzen Beschreibungen versehen. In den Beschreibungen wurde unter anderem der frühere Dokumententitel genannt. Anschließend wurden die Dokumente den in der Prozesslandkarte aufgeführten Prozessen oder Prozessschritten zugeordnet.

Durch die softwaregestützte Suchfunktion und die Prozessbeschreibungen konnten die Dokumente nun einfach und bequem gefunden werden. Um Veränderungen zu verhindern, wurde jedes Dokument als spezielle PDF-Datei veröffentlicht, sodass nur der Eigentümer Änderungen vornehmen konnte. Zusätzlich können die Originaldateien in der Software abgelegt werden, um die alten Ablagebereiche letztendlich aufzulösen.

Der Nutzen für die Anwender war schnell erkennbar: Kein zeitaufwändiges Suchen oder Verteilen mehr, sondern stets aktuelle und gültige Dokumente, die in einem zentralen Bereich verfügbar sind.