Teil 4: "Wer macht was" versus "Was macht wer"?

Frau Macchiato und ihr Team haben die Prozessstrukturen als Prozesslandschaft skizziert. Die Qualitätsexperten haben die Aufbauorganisation als Organigramm der Pottbäcker & Partner GmbH abgebildet. Nun müssen sie klären, wer für welche Tätigkeiten verantwortlich ist.

Die Frage „Wer macht was? “ ist falsch gestellt. Sie beschreibt nicht die Herausforderung für das Projektteam. Das Tätigkeitsprofil (Was?) je Person oder Organisationseinheit (Wer?) ergibt sich aus der Frage „Was macht wer? “. Im Mittelpunkt der Prozessverantwortung steht das Prozessmodell. Bildlich gesprochen, muss das Organigramm in das Prozessmodell integriert werden.

Was bedeutet „Prozessverantwortung“? Diese Frage ist zweigeteilt: Zum einen die strategische Verantwortung im Sinne der Prozesseignerschaft, zum anderen die operative Verantwortung derjenigen, die den Prozess ausführen und Entscheidungen treffen.

Im Prozessmodell von Pottbäcker & Partner gibt es für alle Prozesse Prozessverantwortliche (PV), die Prozessziele definieren, Ressourcen bereitstellen und die Budget- und Ergebnisverantwortung tragen. Die Durchführungsverantwortlichen (DV) leben den Prozess und verbessern ihn kontinuierlich.

Pottbäcker´s Prozesswelt Pott nur mit Prozessverantwortung

Um die Prozessorientierung greifbarer zu machen, haben Frau Macchiato und Marco Mahler, der Produktionsleiter, eine spezielle Kaffeetasse für alle Mitarbeiter entworfen. „Pottbäcker’s Prozesswelt Pott“ zeigt das Prozessmodell des Unternehmens, das mittels Laser aus einem samtartigen, spülmaschinenfesten Tassenbezug graviert wird. Dieses Lasergravieren findet man im Prozessmodell auf der dritten Ebene unterhalb des Hauptprozesses „Produktion“ und des Teilprozesses „Dekoration“.

Mit Marco Mahler konnten schnell die Prozess- und Durchführungsverantwortung über alle Prozessebenen geklärt werden. Als Bereichsleiter „Produktion“ erhält Herr Mahler seine Vorgaben direkt von der Geschäftsführung. Die strategische Prozessverantwortung (PV) für den Prozess „Produktion“ liegt bei Paul Pottbäcker, dem Enkel des Unternehmensgründers. Marco Mahler trägt die Durchführungsverantwortung (DV) des Produktionsprozesses und trifft alle Entscheidungen zur Zielerreichung.

Zur Dokumentation der Prozessverantwortung in den N5-Solutions wählt Frau Macchiato nicht den Weg, die verantwortlichen Personen direkt am Prozess festzuschreiben. Die Verantwortung wird durch die Auswahl der entsprechenden Organisationseinheit festgelegt.

Im Prozess „Produktion“ findet man nun die Organisationseinheit „Pottbäcker & Partner GmbH“ in der Prozessverantwortung und die „Produktion“ als den durchführungsverantwortlichen Unternehmensbereich.

Rolle + Organisationseinheit = Funktion

Da die alleinige Auswahl einer Organisationseinheit nicht ausreichend genau erscheint, kann Frau Macchiato in der Dokumentationssoftware außerdem eine Rolle zur Prozess- und Durchführungsverantwortung auswählen. Im Falle des Prozesses wählt sie die Rolle „Leitung“. Die Verantwortung am Prozess „Produktion“ liest sich wie folgt:

• Prozessverantwortung (PV) = Leitung / Pottbäcker & Partner GmbH
• Durchführungsverantwortung (DV) = Leitung / Produktion

Die Kombination aus Rolle und Organisationseinheit ergibt die Funktion im Unternehmen und lässt sich problemlos mit einer Person identifizieren.

Bei der Übertragung dieses Prinzips auf die untergeordneten Prozessebenen stellte Frau Macchiato fest, dass das Organigramm quasi ebengleich in das Prozessmodell eingeschoben wird.

Die Prozessverantwortung (PV) für den Prozess „Dekoration“ auf der zweiten Ebene des Prozessmodells hat die „Leitung / Produktion“. In der Durchführungsverantwortung steht die Leitung der Abteilung „Dekor“. Die Leitung der Abteilung „Dekor“ hat wiederum die Prozessverantwortung für das Lasern von „Pottbäcker’s Prozesswelt Pott“. In der Durchführungsverantwortung des Prozesses „Dekor Lasern“ steht die Leitung des Teams „Bild-Dekoration“.

Frau Macchiato stellte fest, dass es dank dieses Prinzips nicht notwendig ist, viele Unternehmensfunktionen im System zu hinterlegen. Zu Beginn des Projekts reicht es aus, die Rollen „Leitung“, „Mitarbeiter“ und „Managementsystemberater“ zu definieren. In Kombination mit den Organisationseinheiten lassen sich fast alle notwendigen Funktionen zur Festlegung der Prozessverantwortung definieren. Mit fortschreitendem Reifegrad des Prozessmodells müssen jedoch weitere Rollen definiert werden, etwa für das Arbeitssicherheitsmanagement die Rolle des „Verunfallten“. Um die relevanten Prozesse leicht auffindbar zu machen, ist es sinnvoll, die Anzahl der definierten Rollen stark zu beschränken.

Das Highlander-Prinzip: Es kann nur einen geben!

Frau Macchiato war froh, dass sie die Klärung der Prozessverantwortungen bei den Produktionsprozessen begonnen hatte. Denn so einfach und schnell lief es nicht bei allen Prozessen.

Häufige Knackpunkte in der Diskussion der Prozessverantwortung waren fehlende Eindeutigkeiten. Oft wollten mehrere Abteilungen die Prozessverantwortung für gleiche Tätigkeiten beanspruchen. So etwa in den Vertriebsprozessen für den erfolgreichen Online-Shop. Sowohl die Verantwortlichen für den Inlandsvertrieb als auch die für die ausländischen Märkte reklamierten die Verantwortung am Prozess „Online-Vertrieb“ für sich. Die verwendete Software unterstützt jedoch keine Mehrfachbelegung bei der Prozess- und Durchführungsverantwortung – mehrdeutige Belegungen sind nicht im Sinne der Regelungsgenauigkeit. Zur Lösung boten sich zwei Möglichkeiten:

• Neuregelung der Prozessverantwortung „Online-Vertrieb“ auf eine zentrale Vertriebsfunktion oder
• Duplizierung des Prozesses „Online-Vertrieb“ in „Online-Vertrieb (Inland)“ und „Online-Vertrieb (Ausland)“.

Da die Reorganisation des Vertriebsprozesses nicht marktgerecht erschien, wurde gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen die zweite Alternative festgeschrieben. Bei einer Tasse Kaffee aus Pottbäcker’s Prozesswelt Pott wurden die notwendigen Diskussionen gelassen geführt. Sie zeigten, dass die Prozessorientierung bei Pottbäcker & Partner immer weiter Fuß fasst.