Teil 3: Das Organigramm von Pottbäcker

Der Grundgedanke eines Prozessmodells bleibt stets gleich: Alle notwendigen Informationen werden elektronisch in einer Datenbank gesammelt und aktuell gehalten. Auch die Organisationseinheiten eines Unternehmens wie Pottbäcker & Partner werden auf diese Weise in einem Softwaresystem verwaltet.

Ein Organigramm bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation ab. Jeder Geschäftsprozess sollte einem Verantwortlichen zugeordnet sein. Die Prozessverantwortlichen sollten daher im Unternehmensorganigramm benannt werden. Frau Macchiato, die QM-Beauftragte von Pottbäcker, musste bei der Prozessgestaltung eine grundsätzliche Entscheidung treffen:

1. Das Organigramm inklusive Prozessverantwortlichen künftig allen Mitarbeitern zeigen oder
2. Es nur einem eingeschränkten Kreis verfügbar machen.

Während der Aufbauphase des Systems blieb das bisherige Organigramm gültig. Daher entschied man, das neue Organigramm erst nach Freigabe der Gesamtdokumentation im Rahmen der neuen Prozesslandschaft zu zeigen. Dies führte dazu, dass das Organigramm in der Datenbank ausschließlich zur Definition der Prozessverantwortlichkeiten zur Verfügung stand.

Who is who?

Als Basis für die Erstellung der Aufbauorganisation dienten die bereits vorhandenen Organigramme, die im Intranet von den jeweiligen Organisationseinheiten gepflegt wurden. Diese bestanden aus mehreren Teilorganisationen, die zu einer großen Aufbauorganisation zusammengefügt wurden. Um sicherzustellen, dass diese aktuell waren, musste Frau Macchiato Rücksprache mit den einzelnen Abteilungen halten.

Bei der Benennung der Stellen verzichtete QMB Macchiato bewusst auf Namen und Abteilungsabkürzungen. Grund dafür war die Erfahrung aus der Vergangenheit: Ein Mitarbeiter von Frau Macchiato musste regelmäßig viel Zeit investieren, um alle vorhandenen Prozessbeschreibungen auf Aktualität der Abteilungsbezeichnungen und Namen der Prüfenden bzw. Freigebenden zu kontrollieren und zu korrigieren.

Durch den Verzicht auf Namen und spezielle Abteilungskürzel entfällt diese Arbeit komplett, da die Informationen in der Datenbank so allgemein wie möglich, aber so genau wie nötig formuliert wurden. Somit konnte der Pflegeaufwand minimiert werden.

Alles ist im Fluss

Jede Organisation muss sich weiterentwickeln, um sich den individuellen Bedürfnissen der Praxis anzupassen. Zwar lässt sich eine solche Änderung leicht in einer Datenbank anpassen, doch sollte dabei bedacht werden, dass jede Änderung auch direkte Auswirkungen auf die Prozesse hat.

Jede Änderung wird deshalb bei der Prozessverantwortung (PV) und Durchführungsverantwortung (DV) sofort aktualisiert. Dies gilt für redaktionelle Änderungen, Bezeichnungen von Namen und Abkürzungen sowie für die Benennung neuer Organisationseinheiten. Bei neuen Abteilungen gilt dies jedoch nicht.

Bisher war es auch schwierig, die immer komplexer werdenden Beziehungen der einzelnen Abteilungen abzubilden. Schon lange kann nicht mehr von einer traditionellen Stab- oder Linienorganisation gesprochen werden. Die hierarchische Struktur wird in der Praxis immer mehr durch matrixartige Querbezüge ergänzt. So untersteht das Qualitätsmanagement bei Pottbäcker zwar disziplinarisch dem Produktivitätsmanagement, jedoch berichtet Frau Macchiato auch direkt an die Geschäftsleitung.

Flexibilität hat ihre Tücken

Nach genauer Recherche fand die QM-Beauftragte heraus, dass viele Arbeiten auch bei Pottbäcker in Projekten abgewickelt werden. Ein Beispiel hierfür fand sie in der Entwicklung. Wechselnde Projektleiter und Mitarbeiter erschwerten es, diese Abteilung in einem Organigramm abzubilden. Deshalb wurde das vorhandene Organigramm um relevante Gremien wie Projektteams erweitert.

Frau Macchiato hielt die Benennung dieser Gremien für unabdingbar, da diese auch teilweise Verantwortung an Prozessen haben und so nicht auf sie verzichtet werden konnte. Um das Diagramm der Aufbauorganisation nicht zu überfrachten, wurde die Anzeige der Gremien unterdrückt.

Grenzüberschreitende Organisation

Last but not least, wurde auch der Produktionsstandort in Potbakersfield, Großbritannien, berücksichtigt und in die neue Organisation eingebunden. Neben der Produktionslinie wurden die Bereiche Prozesstechnik, Produktionsplanung, der Technische Support und das Personalmanagement abgebildet.