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Pottbäcker´s Prozesswelt |
Integrierte Managementsysteme lebendig erklärt |
Im Februar 2010 stellten wir auf QZ-Online. de die Prozesswelt der "Pottbäcker & Partner GmbH" vor. Bis 2019 veröffentlichten wir über 20 Fachbeiträge über die Entwicklung dieses mittelständischen Unternehmens. Unser Ziel: die prozessorientierte Dokumentation integrierter Managementsysteme lebendig, verständlich und greifbar zu machen.
Wir wollten ein konkretes Bild zeichnen, ohne sensible Informationen preiszugeben. Deshalb schufen wir ein fiktives Unternehmen: die Pottbäcker & Partner GmbH, Hersteller und Vertreiber von Kaffeetassen. Dieses Unternehmen repräsentiert typische Geschäftsprozesse eines modernen Industrie- und Handelsunternehmens.
Obwohl die Pottbäcker & Partner GmbH nicht im Handelsregister steht, agieren die Protagonisten wie echte Mitarbeiter. Unsere QM-Experten, die Autorinnen und Autoren der Fachbeiträge, schlüpften in die Rolle von Maria Macchiato, der Managementsystem-Verantwortlichen bei Pottbäcker & Partner. Sie wechselten sich in jeder Folge ab und brachten ihre Expertise ein.
Im Jahr 2024 überarbeiteten und redigierten wir sämtliche Artikel sprachlich. Die bereitgestellten PDF-Downloads enthalten die damals auf QZ-Online. de veröffentlichten Texte.
Tauchen Sie ein in die Welt der Pottbäcker & Partner GmbH und erleben Sie, wie integrierte Managementsysteme in der Praxis funktionieren.
Teil 1: Aller Anfang ist schwer
Pottbäcker steht vor einer Mammutaufgabe: Frau Macchiato will das veraltete Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens in nur neun Monaten prozessorientiert umstrukturieren und mit Softwareunterstützung auf den neuesten Stand bringen. Doch die größte Herausforderung bleibt, die Belegschaft von der Notwendigkeit und dem Nutzen dieser Transformation zu überzeugen.
Teil 2: Wie entsteht eine Prozesslandkarte?
Der zweite Teil unserer Serie zeigt, wie das QM-Kernteam von Pottbäcker ein umfassendes Prozessmodell entwickelt hat, das Abteilungsdenken überwindet und die Zusammenarbeit im Unternehmen neu definiert.
Teil 3: Das Organigramm von Pottbäcker
Entdecken Sie in Teil 3, wie das Organigramm von Pottbäcker & Partner im Rahmen eines neuen Prozessmodells gestaltet wurde und welche Herausforderungen die QM-Beauftragte dabei meistern musste.
Teil 4: „Wer macht was?“ versus „Was macht wer?“
In der Welt von Pottbäcker & Partner dreht sich alles um die Prozessverantwortung: Wer trägt welche Verantwortung und wie wird sie festgelegt? Ein Blick hinter die Kulissen zeigt, wie die Prozesslandschaft gestaltet wird und warum klare Verantwortlichkeiten entscheidend sind.
Teil 5: Kein Prozess ohne Dokumentation
Effiziente Dokumentenverwaltung bei Pottbäcker & Partner: Wie eine gezielte Bereinigungsaktion zu weniger, aber aussagekräftigeren Dokumenten führte und die Auffindbarkeit sowie Aktualität deutlich verbesserte.
Teil 6: Auf die In- und Outputs kommt es an
Wie Inputs und Outputs die Prozessoptimierung bei Pottbäcker & Partner vorantreiben: Ein Blick hinter die Kulissen des Prozessmanagements und die Bedeutung von klaren Arbeitsschritten für den Unternehmenserfolg.
Teil 7: Ungeklärte Schnittstellen sind schmerzhaft
Wie verbesserte Kommunikation bei Pottbäcker zu gemeinsamen Erfolgen führt und die Transparenz zwischen Abteilungen stärkt – Ein Einblick in die Optimierung von Prozessabläufen und die Bedeutung klar definierter Schnittstellen.
Teil 8: Allergisch auf Pottbäcker?
Eine heikle Kundenbeschwerde enthüllt eine bislang unbeachtete Schwachstelle in den Prozessen des Unternehmens. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie das Unternehmen systematisch die Rechtssicherheit verbesserte und sich so auf zukünftige Herausforderungen vorbereitete.
Teil 9: Lieber Finden als Suchen!
Pottbäcker revolutioniert sein Dokumentenmanagement: Von der chaotischen Suche zur effizienten Finden-ohne-Zu-Suchen-Methode. Wie das Unternehmen dank einer zentralen Datenbank und gezielter Schulungen die Arbeitsabläufe optimiert und die Mitarbeiter begeistert. Der Bericht zeigt auf, wie weniger manchmal mehr sein kann.
Teil 10: Auch Ausnahmen brauchen Regeln
In Teil 10 unserer Serie beleuchten wir die Vor- und Nachteile von Flowcharts. Erfahren Sie, wie Frau Macchiato und Herr Spesa mit Hilfe von klaren Regeln und visuellen Darstellungen den Einkaufsprozess bei Pottbäcker optimieren. Doch nicht immer ist ein Flowchart die beste Lösung, wie Herr Bianco in der Weißfertigung feststellt.…
Teil 11: Woran messen wir den Erfolg?
Die Kunst der richtigen Kennzahlen: Wie misst man den Erfolg eines Unternehmens wirklich? Die Arbeiten am Dokumentationssystem sind abgeschlossen, das bevorstehende ISO 9001-Audit scheint nur noch Formsache zu sein. Doch dann wird die Unternehmensführung unerwartet mit einer entscheidenden Frage konfrontiert: Wie misst man die Wirksamkeit des Managementsystems? Ein Auditor bringt…
Teil 12: Wer dokumentiert, gewinnt
Fehlproduktionen und veraltete Formulare: Frau Macchiato und ihr Team setzen auf einen digitalen Workflow, um Dokumentationsfehler zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Mausklick soll künftig genügen, um Änderungen transparent und nachvollziehbar im gesamten Unternehmen zu kommunizieren.
Teil 13: Der Turmbau zu Babel
Lesen Sie, wie der Vertrieb in Potbakersfield durch sprachliche Barrieren ins Wanken gerät und welche Herausforderungen das Unternehmen bewältigen muss, um die Systemwelten zu synchronisieren. Ein Einblick in die Welt des internationalen Managements. Am Ende meistert Pottbäcker das Sprachenwirrwarr souverän.
Teil 14: Von Bestand ist nur der Wandel
Nach einer dramatischen Zunahme des Produktionsausschusses bei der Pottbäcker GmbH enthüllt eine tiefgehende Analyse gravierende Mängel im Änderungsmanagement. Ein unzureichend kommunizierter Prozess führte zu fehlerhaften Tassen und einer kostspieligen Reklamation – ein Weckruf für das Unternehmen, seine internen Abläufe zu überdenken.
Teil 15: Stell Dir vor, es ändert sich etwas und man bekommst es nicht mit!
Zwischen Reden und Tun liegt das Meer, sagt ein italienisches Sprichwort. Zwischen Dokumentation und Umsetzung im Unternehmen auch, könnte man ergänzen. Eine besondere Rolle spielt dabei die "Wiedervorlage" – ein Begriff, der den Amtsschimmel wiehern lässt.
Teil 16: Made in England versus Made in Germany
Wie Pottbäcker mit standortübergreifender Harmonisierung von Prozessen und Dokumenten die Balance zwischen individueller Freiheit und Unternehmensstandards sucht.
Teil 17: Think global - Act local
Mit den guten Erfahrungen eines IT-gestützten Business Process Managementsystems reifte bei Pottbäcker & Partner der Wunsch, dieses System auf den englischen Standort zu übertragen. Kaum war jedoch bekannt, dass die beiden Produktionsstandorte Potbakersfield und Schwarzwald vollständig in einem gemeinsamen System abgebildet werden sollten, wurden schon die ersten Bedenken geäußert. Nun…
Teil 18: Lernen ist das halbe Leben
„Schau mal, da stehen unsere Prozessmanagement-Tassen!“ freut sich Frau Macchiato. Sie besucht gemeinsam mit Herrn Checkow die Entwicklungsabteilung von Pottbäcker & Partner, um ein internes Audit vorzubereiten. „Weißt Du noch, wie viel Mühe wir uns damals, als unser Prozessmodell freigegeben wurde, gegeben haben, um alle Leute zu schulen?" fragt Checkow.…
Teil 19: Keine Gnade für Umweltsünder!
Frau Engel, die Umweltbeauftrage, stürmt ins Chefbüro: „Herr Pottbäcker, Kaolin, einer unserer Grundstoffe läuft Gefahr bei der ECHA im CLP-Verfahren als CMR-Substanz klassifiziert zu werden. Wenn diese CLP-Klassifizierung von der EU-COM und den MSCAs bestätigt wird, dann erscheint Kaolin mit diesen Stoffeigenschaften im REACH-Annex VI!“ „CLP, REACh, CMR, MSCA -…
Teil 20: Potcup 2.0 – von der Idee zum neuen Produkt
Auf der Haushaltswarenmesse HomeTek wird das neueste Produkt von Pottbäcker & Partner vorgestellt: Potcup 2.0 – die selbstheizende Tasse. Bei den Einkäufern stößt dieses Modell auf reges Interesse und Lob. Der Entwicklungsprozess inklusive Quality Gates ist es aber, der dieser Produktinnovation den Weg bereitet.
Teil 21: 100.000 gute Argumente für ein Energie-Managementsystem
Mit der staatlichen Förderung von zertifizierten Energiemanagementsystemen in Deutschland erlebt das Energiesparen eine Renaissance. Auch Pottbäcker & Partner, ein klassischer Fertigungsbetrieb mit hohem Energiebedarf, lässt sich von der Energiewelle mitreißen. Das Energiemanagementsystem bei Pottbäcker konnte zudem mühelos in das bestehende Prozessmodell integriert werden.